Rechnungen für erbrachte Leistungen zu erstellen, ist ein notwendiges Übel, welches jeder Unternehmer auf sich nehmen muss. Dank umfassender Buchhaltungsprogramme wurde diese Arbeit schon vor langer Zeit sehr vereinfacht, aber es geht noch schneller und unkomplizierter.
Vorteile von online erstellten Rechnungen
Mittlerweile ist es möglich, ohne viel Schreibarbeit Rechnungen zu erstellen. Da ohnehin alles fast nur noch online ausgehandelt wird, angefangen mit der Auftragsvergabe, über eventuelle Änderungen der Konditionen bis hin zum Abschlussbericht, kann auch die Rechnung online erstellt werden. Programme, wie sie zum Beispiel in der Cloud zu finden sind, erleichtern den Büroalltag von kleineren Unternehmen*, Existenzgründern und Selbständigen ungemein. Hier findet man Rechnungsvorlagen für nahezu jede Gelegenheit. Einzig die einzelnen Leistungen, Beträge und Adressen müssen in das Programm eingegeben werden.
Diese so erstellten Rechnungen können ohne die Nutzung von Papier archiviert werden, was Platz im Büro und vor allem auch Geld spart. Die Rechnungen werden schneller erstellt, versandt und damit auch zügiger bezahlt. Die Kunden oder Geschäftspartner haben die Möglichkeit, ihre Rechnungen online via Paypal, Kreditkarte usw. zu bezahlen. Mit diesen Programmen ist es möglich, Rechnungen direkt vor Ort zu erstellen und von jedem beliebigen Ort aus zu verschicken. Unterlagen werden archiviert, Dokumente gesammelt und in verschiedenen Mappen geordnet. Damit hat man alle nötigen Unterlagen an jedem Ort und zu jeder Zeit griffbereit und ist damit unabhängig von seinem Büro. Auch der Kostenfaktor spielt eine große Rolle. Man spart Papier, Briefumschläge, Porto und nicht zuletzt den Toner des Druckers. Das spart nicht nur Geld, sondern schont auch noch die Umwelt.
Notwendigkeit von ordnungsgemäßen Rechnungen
Rechnungen müssen ordnungsgemäß erstellt werden und alle nötigen Informationen enthalten. Das beinhaltet die zu zahlenden Beträge, die erbrachten Leistungen, Adressen von Auftraggeber und Auftragnehmer, Telefonnummern und Bankverbindungen, sowie steuerliche Hinweise.
Mit online erstellten Rechnungen ist all das bereits in dem vorgefertigten Formular enthalten. Nicht nur für den Unternehmer und Kunden sind Rechnungen wichtig, auch zur Vorlage beim Finanzamt ist eine ordnungsgemäße Rechnung zwingend notwendig, um anerkannt zu werden. Steuerliche Hinweise sind beispielsweise die Höhe der Mehrwertsteuer, die Kleinunternehmerregelung für Selbständige und Freiberufler und die Umsatzsteuer – ID. All diese Hinweise müssen enthalten sein, um dem Finanzamt eine genaue Abrechnung zu ermöglichen. Die Programme, um Rechnungen online erstellen zu können sind oft kostenlos oder für einen geringen Preis zu erwerben. Sie sparen Zeit, Geld und schonen die Umwelt. Die Geschäftspartner und Kunden sehen die Professionalität des Unternehmens und setzen mehr Vertrauen in ein Unternehmen, welches schnell und zuverlässig Aufträge ausführt und auch die dazu gehörigen Rechnungen erstellt.