Ich habe hier schon öfters mal über die Archivierung von Akten gesprochen, ebenso wie über die Vernichtung nicht mehr relevanter Aktenberge. Heute mal wieder ein positiver Beitrag im Sinne der Archivierung.
Dies betrifft in erster Linie natürlich größere Unternehmen* und KMUs, diese müssen schon aus rechtlichen Gründen zahlreiche Akten für gewisse Zeiträume verwahren und immer griffbereit halten. Auf der anderen Seite enthalten Akten im Normalfall immer Daten, die nur einem bestimmten Personenkreis zugänglich sein dürfen. Das klassische Beispiel ist hier sicherlich die Personalakte, aufgrund des hier hoch angesetzten Datenschutzes dürfen nur genau definierte Personengruppen Zugriff auf solche Akten haben, zu Recht! Ebenso gilt das aber natürlich auch für Daten und Akten die Informationen zu unternehmensinternen Prozessen, Kennzahlen und Zielen beinhalten. Hier ist vor allem aus Gründen des Wettbewerbs eine Geheimhaltung angesagt. Neben diesen beiden Beispielen gibt es noch zahlreiche weitere die belegen, das Aktenmanagement nicht damit gelöst ist einen größeren Aktenschrank zu kaufen.
Stattdessen müssen gesetzliche Auflagen erfüllt werden, interne Zugangskontrollen vorhanden sein und natürlich ein Schutz vor Brand und sonstiger Zerstörung gegeben sein. Viele dieser Punkte können von großen Weltkonzernen selbstverständlich eigenständig umgesetzt werden. Kleinere Unternehmen benötigen hierbei jedoch häufig die Unterstützung von Profis. Zahlreiche Spezialunternehmen haben sich daher auf genau diesen Bereich fokussiert und ermöglichen einerseits Schulungen und Beratungen, Aufbauhilfe oder gleich die komplette Auslagerung des Prozesses.
In der heutigen Zeit kommt dazu natürlich die praktische digitale Archivierung, bei der zuvor alle Dokumente gescannt und einsortiert werden müssen. Der Vorteil der ganzen Arbeit: anschließend ist man im Besitz eines durchsuchbaren und gut wartbaren Aktensystems, das auch allen anderen zuvor genannten Ansprüchen genügt. Der größte Vorteil ist dabei natürlich die Kostenkontrolle, es ist wesentlich einfacher ein digitales Archiv zu verwalten, als eine großer Lagerhalle mit langen Regalen und Papierbergen.
Foto von Bicycle Bob.
Ein Kommentar zu „Aktenmanagement und -archivierung“