Die Digitalisierung schreitet in allen Bereichen des Lebens voran. Insbesondere im Geschäftsalltag macht die konsequente Anwendung Sinn. Niemand kann sich heutzutage noch ein Büro mit Schreibmaschine vorstellen, dennoch wird das Potenzial der Digitalisierung meist nicht in vollem Umfang ausgeschöpft. Dabei lässt sich vieles auch ohne großen Aufwand umsetzen.
Kompletter Verzicht auf Papier?
Immer häufiger ist auch vom „digitalen Büro“ die Rede, ein Büro also in welchem gar kein Papier mehr genutzt wird. Ein komplett papierloses Büro ist sicherlich denkbar, heute jedoch nicht wirklich praktikabel, allein deshalb, da noch immer viel Schriftverkehr auf dem postalischen Weg versendet wird (Rechnungen, Kündigungen etc.). Der Begriff „digitales Büro“ meint vielmehr die konsequente Anwendung von digitalen Daten, sofern es möglich ist. Ein großer Teil der vorhandenen Papiermengen findet sich zumeist in Akten* und Ordnern. Nicht nur im beruflichen Alltag, auch in den meisten Privathaushalten ist eine Digitalisierung vorhandener Schriftstücke sinnvoll.
Akten und Ordner digitalisieren
Zwar werden neue Aktenverzeichnisse meist ohnehin am Rechner* angelegt, viele Aktenarchive bleiben jedoch bestehen und sorgen für viel Zeitaufwand, für den Fall, dass diese noch einmal zurate gezogen werden müssen. Auch im Privathaushalt sind zahlreiche Rechnungen, Versicherungen, Kassenbelege, etc. in Papierform vorhanden und es werden stetig mehr. Viele scheuen den Aufwand, den die Digitalisierung ganzer Aktenverzeichnisse mit sich bringt. Dabei ist es aber überhaupt nicht notwendig jede einzelne Seite einer Akte einzeln einzuscannen. Mit einem Dokumentenscanner lassen sich ganze Papierstapel per Durchzug Prinzip auf einmal scannen. Man legt also den Stapel oben hinein und er kommt unten wieder heraus. Die einzelnen Seiten werden während diesem Vorgang vorder- und rückseitig eingescannt. So lassen sich Akten und Ordner innerhalb kurzer Zeit digitalisieren. Dass die digitalisierten Akten selbstverständlich sicher gelagert werden müssen, sollte klar sein. Ein RAID-System* oder zumindest regelmäßige Backups zur Absicherung der Dateien ist wichtig.
Weniger Kosten – mehr Zeitersparnis
Sobald alle relevanten Papierdokumente digitalisiert sind, geht es darum die digitalen Dateien optimal zu speichern und zu verwalten. Dabei sollten sie selbstverständlich möglichst schnell und einfach auffindbar sein. Eine effektive Verwaltung von digitalen Dokumenten ist der Schlüssel zu mehr Effizienz. Es hilft nichts, wenn man einzelne Dokumente* zwar digital abgespeichert hat, jedoch keinen schnellen Zugriff auf diese hat. Voraussetzung für ein gutes System ist eine durchdachte Benennung der einzelnen Dokumente. Hier ist man zwar in der Ausführung frei, eine Kombination aus Datum (JJJJ/MM/TT) und einem prägnanten Schlagwort hat sich dabei bewährt. Durch die Stichwortsuche des jeweiligen Betriebssystems lassen sich die Dokumente innerhalb eines Rechners einfach finden. Wenn die Dateien auf einem Server lagern, bietet sich eine automatisierte Dokumentenverwaltung und unter Umständen auch ein DMS (Document Management System) an.
Papierdokumente entsorgen
Letztlich stellt sich noch die Frage, was mit den übrig gebliebenen Papierdokumenten geschehen soll. Bei manchen Dokumenten, hier vor allem steuerrechtlich relevante Dokumente müssen eine gesetzliche Frist lang auch in Papierform vorliegen. Diese Dokumente sollte man also platzsparend archivieren. Dieses Papierarchiv wird jedoch nur noch in Ausnahmefällen genutzt. Alle nicht mehr benötigten Papierdokumente sollte man professionell vernichten und entsorgen.
Wer die Idee des papierlosen Büros konsequent verfolgt, wird schneller und einfacher auf Dokumente zugreifen können und schafft somit eine enorme Zeitersparnis. Gänzlich lassen sich Papierdokumente zumindest in naher Zukunft jedoch nicht umgehen.