Büro- und Verwaltungsdienste werden zunehmend digitalisiert. Das stellt Unternehmen vor die Herausforderung, digitale Belege und Rechnungen, Dokumente aller Art auch entsprechend zu verwalten. Dazu stehen Unternehmen zahlreiche Software Lösungen zur Verfügung. Im Zusammenhang mit Dokumentenverwaltungssoftware stößt man immer wieder auf unterschiedliche Begriffe. Worin liegen also die Unterschiede zwischen DMS, ECM und Co.?
Was bezeichnet ECM?
ECM ist die Abkürzung von Enterprise Content Management. Hiermit ist zunächst einmal die reine Verwaltung von Unternehmensinhalten gemeint. Eine Definition von AIIM International lautet: „ECM umfasst alle Technologien zur Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Bewahrung und Bereitstellung von Content und Dokumenten zur Unterstützung organisatorischer Prozesse.“ Alle relevanten Informationen eines Unternehmens werden also in einem zentralen System gesammelt und archiviert. ECM kann jedoch mehr. Neben der Optimierung von Geschäftsprozessen kann über ein ECM System auch Austausch, Kommunikation* und Zusammenarbeit effektiver gestaltet werden. ECM bezeichnet letztlich ein Konzept, das Verwaltung, Archivierung und Bearbeitung aller relevanten Unternehmensinformationen beinhalten soll. Verschiedene Softwarelösungen greifen hier ineinander und stellen gemeinsam das ECM dar. Wer sich näher mit diesem Thema auseinandersetzen möchte, findet hier fundierte Hintergrundinformationen zum Thema ECM.
Was bezeichnet DMS?
DMS ist die schlichte Abkürzung von Dokumentenmanagementsystemen. Im Gegensatz zu den weitaus komplexeren ECM Systemen, beschränken sich DMS Softwarelösungen jedoch meist nur auf die Archivierung von Belegen, Rechnungen, Lieferscheinen und Bestellungen. DMS ist eine Software*, die prinzipiell ein Teil jedes ECM System ist. Der Übergang von ECM und DMS ist jedoch in der Regel fließend und kann nicht genau festgelegt werden. Verschiedene Hersteller bieten unterschiedliche Lösungen für jeden Anspruch. Als Unternehmen* sollte man sich über die verschiedenen Möglichkeiten zur digitalen Dokumentenverwaltung informieren und diverse Lösungen auf die Kompatibilität mit dem eigenen Unternehmen hin überprüfen. Kleine, mittelständische und Großunternehmen haben unterschiedliche Ansprüche an eine möglichst effektive Softwarelösung.
Welche Vorteile bringt digitale Dokumentenverwaltungssoftware?
Die Vorteile die sich mit der Nutzung moderner Dokumentenverwaltungssoftware ergeben sind vielfältig. Unter anderem können Unternehmen von folgenden Aspekten profitieren:
- Zeitersparnis: Sobald alle Dokumente* und Daten in das System eingepflegt wurden, findet man jedes Dokument ohne großes Suchen.
- Minimierung von Druck- und Zustellkosten: Druck- und Versandkosten für Dokumente, die an Kunden oder Mitarbeiter gesendet werden, müssen entfallen, sofern sie Zugang zum System haben.
- Raumersparnis: Wer alle Dokumente digital archiviert, kann auf die großen, früher allgegenwärtigen Archive und Aktenräume verzichten.
- Flexibilität: Durch die Möglichkeit von überall auf das System zugreifen zu können sind Mitarbeiter deutlich flexibler. Auf bestimmte Informationen kann also von jedem beliebigen Ort zugegriffen werden, es ist nicht mehr notwendig, immer vor Ort zu sein.
Die Effizienz von Dokumentenmanagement und digitaler Archivierung hat einen direkten Einfluss auf den Erfolg des Unternehmens. Sinnvolle, effiziente IT-Lösungen zur Senkung von Betriebskosten und zur Steigerung der Produktivität sind also ein Punkt, mit dem sich jedes Unternehmen auseinandersetzen sollte.