Als Unternehmen* ist man gesetzlich dazu verpflichtet, bestimmte Geschäftsunterlagen für bis zu 10 Jahre aufzubewahren und auch abseits dieser Verpflichtung ist es mehr als verständlich, wenn man als Unternehmen seine Dokumente*, vielleicht sogar für einen längeren Zeitraum als vorgeschrieben, aufbewahren möchte.
Der offensichtliche Nachteil dabei ist allerdings, dass dabei erfahrungsgemäß selbst bei kleineren und mittelständischen Unternehmen über die Jahre buchstäblich Berge an Papier entstehen, die kaum mehr zu überblicken sind und dazu auch noch eine Menge an Platz benötigen. Außerdem besteht bei Dokumenten aus Papier kaum Sicherheit vor unvorhergesehenen Ereignissen wie Feuer, Hochwasser oder auch Diebstahl.
Digitale Archivierung schlägt alle Fliegen mit einer Klappe
Die in letzter Zeit immer mehr aufkommende Möglichkeit der digitalen Archivierung von Geschäftsunterlagen ist die Lösung für die oben angesprochenen Probleme.
Ein darauf spezialisierter Anbieter übernimmt das Scannen aller Dokumente und speichert diese anschließend in digitaler Form, sicher übesichtlich und platzsparend ab. Alle Dokumente werden im Handumdrehen archiviert und gesichert.
Die logische Konsequenz: Im Büro stapelt sich nicht mehr halb so viel Papier, alle Daten können dank IT-basierter Suche innerhalb von Bruchteilen von Sekunden durchsucht und überblickt werden und die Daten sind aufgrund von mehrfacher Speicherung an verschiedenen Standorten und regelmäßigen Backups vor allem gefeilt, das ihre Existenz bedrohen könnte.
Geeignet für alle Branchen und alle Unternehmensgrößen
Dabei ist die Größe eines Unternehmens, egal ob es besonders klein oder besonders groß ist, keine Entschuldigung dafür, der digitalen Archivierung keine Chance zu geben. Sowohl der kleine Laden um die Ecke als auch der weltweit agierende Großkonzern können von den Vorteilen der digitalen Archivierung profitieren. Über die Grenzen sämtlicher Branchen hinweg, versteht sich.
Je früher man damit beginnt, desto besser – denn die Technologie* ist inzwischen ausgereift und dennoch nutzen derzeit noch wenige Unternehmen in Deutschland diese Möglichkeit für sich. Es besteht also die Chance, einen echten Wettbewerbsvorteil zu erlangen.