Lange Wartezeiten, unnötige Doppelarbeiten, endlose Entscheidungswege – in jedem Unternehmen* gibt es Prozesse, die nicht optimal gestaltet sind. Die Folgen sind vielfältig: Das Unternehmen kann mit den Wettbewerbern nur schwer mithalten, da die Kosten zu hoch sind, Qualitätsmängel entstehen oder die Reaktionszeiten sind zu lang. Ob KMU oder Großkonzern, jeder Unternehmer sollte immer wieder am eigenen Workflow arbeiten und die bestehenden Prozesse optimieren, um wettbewerbsfähig zu bleiben.
Basis der Prozessoptimierung: Dokumentation des Status quo
Vor der Optimierung des Workflows steht stets die Bestandsaufnahme. Die bestehenden Prozesse müssen abgebildet werden. Hierzu gehören nicht nur die einzelnen Arbeitsschritte, sondern auch alle beteiligten Mitarbeiter und Stellen sowie die zugehörigen Arbeits-, Warte- und Transportzeiten. Häufig kommt dabei tatsächlich noch eine simple Stoppuhr zum Einsatz. So wird gemessen, wie lange die Mitarbeiter mit den einzelnen Arbeitsschritten beschäftigt sind oder wie viel Zeit vergeht, bis eine notwendige Unterschrift eingeholt worden ist.
Für die Dokumentation des Status quo bieten sich verschiedenste Methoden an:
- MS Office*: überall verfügbar, nur eingeschränkte Funktionalität in Hinblick auf die Abbildung von Geschäftsprozessen
- Grafikprogramme: zur reinen Abbildung geeignet, eine dynamische Überarbeitung zu einem späteren Zeitpunkt kaum umsetzbar
- Visualisierungssoftware: speziell für die Abbildung von Geschäftsprozessen geeignet, jedoch keine Unterstützung der weiteren Vorgehensweise
- Workflow Management System*: einfachste Dokumentation des Workflows durch Drag&Drop-Elemente, Unterstützung bei der anschließenden Optimierung durch Workflow Management (weitere Informationen hier).
Grundsätzlich eignet sich jede dieser Methoden für die Dokumentation. Je ausgereifter die Lösung jedoch ist, desto leichter fällt die Überarbeitung des Workflows.
Prozessoptimierung im Kleinen: Auch für Einzelkämpfer geeignet
An jedem Schreibtisch findet Zeitverschwendung statt, sei es das kurze Surfen zwischendurch, zu viele E-Mails oder ständige Unterbrechungen durch Kollegen. Auch hier kann es sich ebenso wie im Fertigungsbereich lohnen, die eigene Arbeit genauer zu untersuchen. Für die Arbeit am PC gibt es spannende Apps, die die Nutzung der Arbeitszeit nahezu vollautomatisch untersuchen. So erfasst beispielsweise die Software* „RescueTime“ automatisch, in welchen Programmen und auf welchen Websites der Nutzer wie viel Zeit verbringt und zeigt so Optimierungspotenziale auf.
Maßnahmen ergreifen – Workflow optimieren
Es ist gewöhnlich nicht schwer, Ansatzpunkte für eine Prozessoptimierung zu finden, sei es nun in ganzen Fertigungsabteilungen oder bei Einzelpersonen. Es ist allerdings unverzichtbar, anschließend auch Maßnahmen zu ergreifen, um diese zu beseitigen. Dabei bewährt sich eine schrittweise Vorgehensweise, bei der die ergriffenen Maßnahmen stetig umgesetzt und direkt wieder nachgebessert werden, solange bis der Workflow reibungslos und ohne Zeitverschwendung abläuft.